Eu sou o Hermano Reis e, se você acompanha minha trajetória, sabe que meu trabalho gira em torno de Inovação Corporativa, Inovação Aberta, Validação de Novos Negócios, Startups, Transformação Digital e Gestão de Produtos.
Esse post faz parte de uma série de textos que chamo de "O óbvio precisa ser dito". Por que esse nome? Porque percebi que muitos conhecimentos que já naturalizei na minha rotina (e que considero "normais") ainda são novidade para muita gente. E como meus valores se baseiam no meu "ABC" pessoal (Altruísmo, Balanço e Criatividade), compartilhar conhecimento sempre será uma das minhas prioridades.
Quero falar sobre uma ferramenta simples, mas poderosa, que conheci em uma palestra durante minha experiência como presidente da AIESEC em São Luís: o Focus Funnel (ou Funil do Foco), criado por Rory Vaden.
O problema que Vaden identificou. E por que ele ainda é atual
Vaden começa o seu TEDx Talk com uma pergunta que todo profissional moderno já se fez ao menos uma vez:
"Como é que temos mais dicas, truques, ferramentas, tecnologia, calendários e checklists do que nunca antes e mesmo assim ainda parecemos estar sempre atrasados?
A resposta dele é direta e desconcertante: tudo o que você aprendeu sobre gestão do tempo está errado.
A maioria de nós gerencia o tempo da mesma forma: com listas de tarefas e priorização por urgência e importância. Essa lógica ficou famosa com a Matriz de Eisenhower (e depois com os 7 Hábitos de Covey). Mas Vaden identifica uma limitação crítica nesse modelo: priorizar não cria mais tempo. Você apenas reordena o que já existe.
O que os chamados "multiplicadores de tempo" fazem diferente é incorporar uma terceira dimensão à avaliação: a significância. Não apenas "o que é mais importante hoje?", mas "o que posso fazer hoje que vai tornar o amanhã melhor?"
Essa mudança de perspectiva é sutil, mas transforma completamente a forma de agir.
A "chavinha" mental da multiplicação do tempo
A premissa do Focus Funnel é que você deve gastar tempo hoje em coisas que criarão mais tempo amanhã. Vaden usa uma analogia financeira poderosa: "Automação é para o seu tempo o que os juros compostos são para o seu dinheiro." O investimento inicial parece caro, mas o retorno se multiplica com o tempo.
Para aplicar isso, todo item que entra no seu backlog deve passar por um funil de cinco perguntas, em ordem. Se a resposta for "sim" para qualquer uma das três primeiras, você não deve executar a tarefa pessoalmente.
As 5 Etapas do Focus Funnel
Eliminar: "Isso precisa mesmo ser feito?"
A primeira pergunta é: Posso viver sem isso?
Vaden cita Antoine de Saint-Exupéry: "A perfeição é alcançada não quando não há mais nada a adicionar, mas quando não há mais nada a tirar." Multiplicadores entendem que a gestão do tempo de próxima geração tem muito mais a ver com o que você não faz do que com o que você faz.
Muitas vezes aceitamos tarefas por culpa, hábito ou pressão social. No meu trabalho, isso significa limpar o backlog de funcionalidades ou processos que não geram valor real. Dizer "não" para o que não importa é a única maneira de dizer "sim" para o que é significativo.
Minha lente de Produto: Antes de qualquer discovery, eu já aplico essa pergunta. Quantas demandas chegam empacotadas como "urgentes" mas, quando questionadas, revelam que ninguém vai sentir falta se nunca forem feitas? Um backlog inflado é um sinal de que essa pergunta não está sendo feita com frequência suficiente.
Automatizar: "Posso sistematizar isso?"
Se não posso eliminar, a próxima pergunta é: Posso automatizar?
Na época da AIESEC, esse foi o ponto que mais me marcou. Percebi que, se eu usasse meus conhecimentos técnicos para automatizar processos manuais, meu time deixaria de perder tempo com trabalhos repetitivos e passaria a focar no estratégico e na jornada dos nossos consumidores.
Investir tempo hoje para configurar um sistema é a essência da multiplicação do tempo: você gasta horas agora para economizar dias no futuro.
Minha lente de Produto e Transformação Digital | A pergunta que ninguém faz cedo o suficiente:
Aqui é onde a ferramenta se torna mais poderosa para mim. No contexto de Gestão de Produto e Transformação Digital, automatizar não é só uma opção técnica, é uma decisão de negócio que precisa ser validada. E a pergunta central que faço em todo processo de discovery dentro da empresa é:
"O quão vale a pena gastar um tempo para automatizar isso? Qual será o nosso ROI?"
Parece óbvio, mas raramente é respondida com rigor. Para responder bem, você precisa estimar:
Frequência: Quantas vezes esse processo acontece por dia/mês/ano?
Custo atual: Quanto tempo humano é consumido a cada execução? Qual o custo desse tempo?
Custo da automação: Qual o investimento para desenvolver, implementar e manter?
Payback: Em quanto tempo o investimento se paga?
Se um processo acontece 100 vezes por mês e consome 30 minutos de um analista a cada execução, são 50 horas mensais, praticamente 1 FTE dedicado a uma tarefa que poderia ser automatizada. Com essas métricas na mão, a decisão deixa de ser um debate de preferências e vira um cálculo. Isso é o que separa a automação como hype da automação como alavanca estratégica.
Delegar: "Precisa ser feito por mim?"
Se não dá para automatizar, pergunto: Pode ser feito por outra pessoa?
Vaden tem uma regra prática poderosa aqui: você deveria estar disposto a gastar até 30 vezes o tempo que uma tarefa leva para treiná-la para outra pessoa. Se uma tarefa leva 5 minutos por dia, vale investir até 150 minutos treinando alguém para assumir. O retorno a longo prazo é garantido.
O maior bloqueio para delegar é o pensamento de que "eu faço mais rápido". E pode ser verdade uma ou duas vezes. Mas ausente o cálculo da significância (o quanto isso vai importar no longo prazo), você continua preso na execução quando deveria estar na estratégia.
Delegar exige aceitar a "Permissão do Imperfeito": a outra pessoa pode não fazer tão bem quanto você no início, mas aprenderá. E esse desenvolvimento de time é, em si, uma multiplicação de capacidade.
Minha lente de Produto: Se uma tarefa ainda não pode ser automatizada por sistema, mas pode ser executada por alguém com um processo bem documentado, crie o processo, documente, treine. A documentação é o embrião da automação futura e o processo fica menos dependente de pessoa X ou Y da empresa.
Procrastinar (com Propósito): "Devo fazer isso agora?"
Se a tarefa sobrou para mim, uma última pergunta antes de executar: Pode esperar?
Aqui está um dos meus maiores "a-ha moments": a diferença entre procrastinação como vício e procrastinação como virtude.
Vaden é direto: "Há uma diferença entre esperar para fazer algo que sabemos que deveríamos estar fazendo... versus esperar para fazer algo porque decidimos que agora não é o momento certo." A primeira é um assassino de sucesso. A segunda é uma arte, e uma virtude chamada paciência.
Quando você adia algo intencionalmente e o devolve ao topo do funil, algo interessante acontece: às vezes, você desenvolve a coragem para eliminá-lo de vez. Às vezes, descobre um sistema de automação. Às vezes, alguém do time surge como a pessoa certa para assumir. O funil continua filtrando.
Claro, é preciso maturidade: não dá para adiar sempre o que é relevante. Saber dosar isso com o modo "go-horse" (execução rápida e focada) quando necessário é o segredo da produtividade equilibrada.
Concentrar
Se a resposta para todas as perguntas anteriores for negativa (não posso eliminar, automatizar, delegar ou adiar) então, e só então, a tarefa chega à última fase: Concentrar.
Isso significa que é a tarefa certa, na hora certa, e só eu posso fazê-la. Aqui é onde devo proteger meu tempo, eliminar distrações e executar com foco total. É a permissão de proteger. O compromisso de que, quando você chega nessa etapa, entrega o melhor de si.
O Focus Funnel como Framework de Discovery
Nos processos de transformação digital em que atuo, o Focus Funnel não é apenas uma ferramenta pessoal de produtividade, ele se tornou um framework de discovery para avaliar oportunidades de automação dentro da empresa.
Quando olhamos para dentro de uma organização com os óculos certos, encontramos dezenas de processos que poderiam passar pelo funil:
Processos que deveriam ser eliminados porque existem por inércia, não por necessidade real
Processos que têm ROI claro de automação e estão esperando alguém fazer o cálculo
Processos que precisam ser documentados e delegados antes de serem automatizados
E processos que, de fato, exigem julgamento humano e devem ser executados com máxima atenção
A pergunta "Vale a pena automatizar isso?" não é só uma pergunta de tecnologia. É uma pergunta de negócio, de priorização estratégica e, no fundo, de respeito pelo tempo das pessoas.
Conclusão
Aplicar o Focus Funnel me permite honrar meus valores de Balanço e Criatividade, garantindo que meu tempo seja investido no que realmente traz impacto. Para um profissional de Inovação, onde tudo parece urgente, essa ferramenta é essencial para garantir que nossas escolhas reverberem positivamente nos produtos e processos da empresa.
E aqui fica uma última reflexão que carrego comigo:
Não existe gestão do tempo, pois o tempo continua passando quer você queira ou não. Existe apenas a autogestão.
O tempo não para. Não existe técnica, ferramenta ou sistema que mude isso. O que existe é a sua capacidade de se gerenciar, de decidir conscientemente onde colocar sua atenção, sua energia e sua presença. O Focus Funnel é, no fundo, um instrumento de autoconhecimento disfarçado de framework de produtividade.
Espero que essa ferramenta ajude você a desbloquear seu potencial estratégico, assim como me ajudou.
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